ZAMAN YÖNETİMİ

ÇOK ÇALIŞMADIĞINIZDA DA İŞLER BİTER

Yazı içeriğin daha az çalışmaya teşvik etmekle bir ilgisi yoktur! Baştan söyleyelim, tembelliğe övgü de değildir! Çok çalışmaktan ve çok çalışmaktan şikayet etmekten bunaldıysanız yapmanız gereken etkili zaman yönetimi uygulamaktır. İşte bu konuda uzman tavsiyeleri…

Çok çalışmaktan bunalmayanımız var mı?

Çalışan insanlardan en sık duyulan şikayet: Uzun saatler bitmek bilmeyen işler ile mücadele için fazla çalışmak ve ayların yılların birikimiyle bunalmak… Ne yapmalı? Kabul mü etmeli, mücadele mi?

Konuşmacı olarak katıldığı bir konferansta, Inc yazarı Jeff Haden kısa bir anket yapmaya karar vermiş ve dinleyicilere “Kaçınız kendinizi çok çalışıyor ve üstünüzdeki ağır iş yükünden dolayı bunalmış hissediyorsunuz?” sorusunu sormuş. Kendisini can kulağıyla dinleyen toplulukta kalkmayan el kalmamış. Günümüzün çılgın hızda akan çalışma hayatında hepimizin kendini fazla çalışıyor hissetmesi çok doğal. Çalışma saatleri, bitmek bilmeyen projeler, kendini sürekli zamana karşı yarışıyor hissi bir araya gelince de baskın bir bunalma hissi içinde olmamız da kaçınılmaz. Etkili bir şekilde profesyonel ve kişisel yaşamlarımızı dengelememiz için her gün mücadele veriyoruz. Çoğu zaman terazide iş yaşamı ağır çeken taraf oluyor. İş yaşamımızı etkili hale getirmek için yazılımlara, uygulamalara, zaman yönetimi sistemlerine umut bağlıyor, bu çözümleri etüt edip kendimize en uygun olanı seçme yoluna gidiyoruz. Çözümü hep dışarıda teknoloji dahilinde arıyoruz. Aslında çözüm dışarıda değil, içeride: KENDİMİZDE.

Fazla çalışmanın çözümü etkili zaman yönetimi

Overworked and Overwhelmed: The Mindfulness Alternative adlı kitabın yazarı Scott Eblin, kendinizi fazla çalışıyor ve iş yükünden bunalmış hissetmemenin tek yolu kendi kendinizi bu konuda eğitmenizle mümkün diye yazıyor. Eblin’e göre, her şey tek bir disiplin çevresinde yapılmalı. Bilinçli bir şekilde zamanınızı yönetmeye odaklanmalısınız bu sayede her işi en etkili şekilde tamamlamaya gayret edersiniz. İlham almış, olayların/durumların içinde ve etkin bir biçimde çalışan ve özel yaşamının keyfini çıkaran biri haline gelirsiniz. Eblin’in zaman yönetimi ve kendini fazla çalışıyor hissinin üzerinden gelme konusunda önerileri şöyle:

1. ŞİMDİ’NİN FARKINDA OLUN, ANCAK SİZİ YÖNETMESİN

Her zaman anı yaşayan insanlar, genellikle geleceğe yönelik plan yapmaz, hedeflerini ve hayallerini nasıl adım adım gerçekleştireceklerini planlamazlar. Bugünü yaşamanın, gündelik işlere konsantre olmanın yararları olmakla beraber, bazı gündelik işlerin birçoğu çok da önemli değildir, özellikle de uzun dönemdeki planlarınızı düşünecek olursanız, günü döndüren işlerin çoğunun sizi hedeflerinize götürmeyeceğini görürsünüz. Bu nedenle öncelikle kendinize şu soruyu sorun:

2. “BU GERÇEKTEN GEREKLİ Mİ?”

Her zamanki alışkanlıklarınızı gözden geçirin. Haftalık toplantılarınız gerçekten gerekli mi? Başka işleri yaparak geçireceğiniz zamanı toplantıya ayırmanın getirileri ve götürüleri neler? O raporu her gün yapmanız ne kadar gerekli? Bu e-maile hemen cevap vermeniz şart mı? Birçok günlük aktivitenin aslında işinizi kolaylaştıran araçlar olmaktan çıkıp işin yoğunluğuna katkıda bulunacağını göreceksiniz. Birçok iş sorgusuz-sualsiz alışılageldiğinden yaptığınız oysa işinize yardımcı olmaktan uzaklaşmış ve gereksiz işler.

İşinizi kolaylaştırmayan bilakis zaman kaybına yol açan işlerin listesini yapın. Bu işlerin artı ve eksilerini gözden geçirip eksileri ağır basanları eleyin. Bu tür zaman alan ancak işlevini yitirmiş işleri elemenin, size önemli avantajlar sağladığını göreceksiniz. Öncelikle gün içerisinde daha çok zamanınız olacak ve bu zamanı daha stratejik işler için kullanabileceksiniz.

3. TAKVİMİNİZİ YENİDEN DÜZENLEYİN

Bazı işleri analiz ettiğinizde gerçekten gerekli olduklarını ancak öncelikli olmadıklarını göreceksiniz. Kendinize bir soru daha sorun: “Evet bu iş yapılması gerekli ancak bugün yapmam gerekli mi?” Bu işi yaparak hangi işleri ötelemem gerekli, hangi iş daha öncelikli.

Aynı bakış açısı aniden önemli bir durumun veya işin gündeme gelmesiyle de ortaya çıkar. Acilen takviminizi düzenlemeniz ve önceliklerinizi yeniden belirlemeniz gerekecektir. İşleri tamamlamak ve sonuçlandırmak iyi bir şeydir ancak günün sonunda asıl önemli olan doğru işleri bitirmektir.

4. KENDİNİZE ÖZGÜ İŞ YAPMA RİTMİNİZİ BELİRLEYİN VE BU RİTMİ KORUMAYA ÇALIŞIN

Herkesin çalışma biçimi, rutini ve ritmi birbirinden farklıdır. Bazıları sabaha hızlı başlamak, hızla işlerini
toparlamak isterler, diğerleri güne sakin, huzurlu, düşünerek ve sonuçlar çıkararak daha yavaş bir tempoda başlamayı tercih ederler. Bazıları sabah çok verimli çalışırken, diğerleri gece geç saatlerde konsantre olabilirler. Kilit nokta en verimli olduğunuz zamanı saptamak ve ona göre çalışma stratejileri geliştirmektir. Örneğin, en iyi çalıştığınız zaman gece ise, ancak tüm günü yoğun bir şekilde geçirdiyseniz, geç saatlere enerjiniz kalmayacaktır. Bu da beyninizin en iyi çalıştığı saati iyi değerlendirmemenize sebep olacaktır. En verimli çalıştığınız saatleri bulun ve gün içindeki programınızı ona göre yapın.

5. EN ÖNEMLİ İŞLERİ BAŞA ALIN

Bu ayın en önemli ve öncelikli işleri neler? Bu haftanın? Peki ya bugünün? İşleri belirleyin ve hızla bu işleri tamamlamaya başlayın. Neden önemli işleri tamamlayarak değer katacağınız yerde, ufak tefek işlerle zaman kaybedeceksiniz ki… Amacınız, işte ve özel yaşamınızda önemli işler başarmak ve değer yaratmak olmalı. Yaptığınız her işte aklınızda bu olsun.

6. AKILLI KARAR VERMEK İÇİN DÜŞÜNCENİZİ SERBEST BIRAKIN

Özellikle karmaşık problemleri çözmeye çalışırken, akıllı çözümler getirmek için düşüncelerinizi serbest bırakmayı denemelisiniz. Verileri inceleyin, üzerine düşünün sonra konuyu kapayın ve ara verin. Sevdiğiniz bir işle meşgul olun. Yürüyüşe çıkın, bir müzik aleti çalın, arkadaşlarınızla yemeğe çıkın. Bırakın bilinçaltınız sizin için problemi çözsün. Üzerine uyumak deyimini hatırlayın ve bilinçli bir şekilde değerlendirdiğiniz verileri bilinçaltınızın gözden geçirmesine izin verin. Ani kararlar vermek yerine bambaşka işlerle uğraşarak ara vermeye ve aniden beyninizin sizi şaşırtacak şekilde dahiyane fikirler üretmesine tanık olun.

7. SINIRLARINIZI NET BİR ŞEKİLDE KOYUN

Hiç kimse 7 gün 24 saat çalışamaz, çalışmamalıdır. Buna karşın günümüzde birçoğumuz 7/24 çalıştığımızı hissediyoruz. Bunun en önemli sebebi kendi kendimizi bu duruma sokmamız. Bazı zamanlarda işe hayır demeniz ve sevdiklerinizle zaman geçirmeniz, e-mailinize bakmaya ara vermeniz, önemli olmadığını bildiğiniz telefonları açmamanız en doğru yaklaşım olacaktır. Bu sayede hem özel hayatınıza dolu dolu zaman ayırmış, hem de iş çevresinde belli sınırlarınız olduğunu herkese hissettirmiş olacaktır. Siz zamanınızın kıymetini bilmezseniz, çevrenizdeki kimse sizin zamanınıza değer vermez.

8. EVET VE HAYIR DERKEN STRATEJİK OLUN

Her şeye evet diyemezsiniz. Evet deseniz de her şeye yetişmenize imkan yoktur. Dolayısıyla, evet dediğiniz şeylerin birçoğunu yapamaz olursunuz. Sonuç itibarıyla, hayır demiş olursunuz. Aslında, evet deyip yapamamak, başında hayır demekten daha da kötüdür çünkü karşınızdakinin beklentisini karşılamamış olursunuz, onu yarı yolda bırakırsınız. Bazen başından “hayır” deme gerekliliğinin farkında olun. Bazı zamanlarda şartlı bir hayır veya evet yerinde olacaktır. “Hayır bugünkü ilerleme seyriyle bu projenin yaz başında tamamlanmasına imkan yok. Eğer bu projenin yazdan önce tamamlanmasını istiyorsanız, tüm ön çalışmaların Mayıs’tan önce tamamlanmasını sağlayın”… ya da “Evet, ancak sizden şu tarih itibarıyla şu koşulların yerine getirilmesini istiyorum”… Şartlarınız karşınızdakini işlerin tamamlanmasında aktif bir konuma getirecek ve iki taraf için de beklentilerin gerçekçi olmasını sağlayacaktır.

Bir soruya veya teslimat tarihine otomatik bir şekilde evet demeden önce düşünün. Yapılabilirliğine, sizin hedeflerinizle örtüşmesine dikkat edin. Hiç düşünmeden kabul edilen bir teslimat tarihi sizin önceliklerinizde önemli bir kaymaya sebep olabilir. Gerçekçi olun ve sadece yapabilirlikleriniz içinde söz verin.

9. KAFANIZI DAĞITAN ŞEYLERİ KAPATIN

Birçok insan işyerinde geçirdiği bir saat içinde en az 30 kez bölünür: telefon, e-mail, SMS, ofise uğrayan davetsiz misafirler vs.. liste böyle devam eder. Eğer siz bu mecburi aralara dur demezseniz, işinizi işte yapmanız neredeyse imkansız hale gelir. Gün içinde kendinize belli zaman araları belirleyin, tüm çağrılara, sizi bölen tüm aktivitelere dur deyin. Takviminize uymanızın tek yolu takvimin kontrolünün sizde olmasıyla mümkündür. Kontrolü ele alın.

10. DİĞER İNSANLAR ÜZERİNDEKİ ETKİNİZİ HATIRLAYIN

Eğer liderlik konumundaysanız, beraber çalıştığınız insanlara etkiniz tartışılmazdır. İşin yönünü belirlersiniz, belli bir standart oluşturursunuz. Rol modeli konumundasınızdır. İyi bir rol modeli olun. Büyük resmi gören, önemli işlere öncelik veren, hedeflere ulaşamaya konsantre olan ve diğer çalışanların kendi hedeflerine ulaşmasına yardımcı olan bir lider olun. Böyle bir lider olabilmek için ilk yapmanız gereken kendi zamanınızı en iyi şekilde yönetmek olacaktır.