İletişim yetenekleri hem iş hem de özel hayatta başarı elde etmeye destek sağlar. Başarılı bir yöneticilerin ortak özelliklerinden biri düşüncelerini düzgün bir şekilde dile getirmeleri ve karşılarındakini ikna edebilmeleridir. İşte iletişim yeteneklerinizi geliştirecek 6 öneri...
İLETİŞİM YETENEKLERİNİZİ GELİŞTİRECEK 6 ÖNERİ
En başarılı yöneticiler kolaylıkla düzgün bir çevre edinirler, düzgün konuşurlar ve etkili yazarlar. Bu yüzden artık en iyiler sınıfına girmeli ve iletişim yeteneklerinizi en yüksek seviyeye taşımalısınız. Aşağıdaki öneriler size yol gösterecektir:
1- Sözcüklerinizi Yönetin
İçinde bulunduğunuz durum ne olursa olsun daima saygı çerçevesi içinde iletişim kurun. Bu karşınızdakinin ihtiyaçlarını göz önünde bulundururken, aynı zamanda ağır başlı olmanızı gerektirir. Aşağıdaki maddeleri uygulamayı deneyin:
Konuşmakta olduğunuz kişinin neyi duymak istediğini belirleyin. Sadece gerçekleri mi istiyor? Anekdotlardan hoşlanır mı? Karşınızdaki kişinin duymak istediklerini söyleyerek yaptığınız bir konuşmada sözcükleriniz çok daha fazla değer kazanır.
Karşınızdaki kişiye değil, sorunlara odaklanın. Siz veya o ne kadar kızgın olursanız olun, karşınızdaki kişi yerine sorunlara saldırmak başarılı olmanın tek yoludur.
Aynı kişiyle gündelik hayatınızda çok sık iletişim kurmanız gerekiyorsa, bu kişinin e-mail'i mi, telefonu mu yoksa yüz yüze konuşmayı mı tercih ettiğini öğrenin. En kaprisli insanlar bile nasıl iletişime geçmekten hoşlandıklarının sorulmasından memnuniyet duyarlar.
2- Kültürler Arası İletişim Kurmayı Öğrenin
Kültürel ve etimolojik bariyerler konuşmalarınızın gereğinden farklı olmasına yol açabilir ve iki tarafa da zarar verebilir. Başka kültürlerden olan kişilerle düzgün iletişim kurabilmek için aşağıdaki önerileri inceleyebilirsiniz:
Yüksek sesle değil, yavaş konuşun. Sesinizi yükseltmek çok nadir durumlarda karşınızdakinin sizi daha iyi anlamasını sağlar.
Karşınızdakinin hiçbir şey bilmediğini varsayın ve spesifik olun. Siz işlerin nasıl yürüdüğünü biliyor olabilirsiniz, fakat herkes bilmiyor. Bu yüzden konuşmanızın başarısını garantilemek için karşınızdaki kişiye her detayı verin.
Yazılı iletişimi tercih edin. Bir e-mail daha iyi anlamak amacıyla tekrar tekrar okunmaya el verişlidir. Eğer bu yolu seçerseniz karşınızdaki kişi ile periyodik olarak telefonda da iletişime geçin, böylece tavrınızı daha net ortaya koyabilirsiniz.
En temel usulleri aklınızdan çıkarmayın. Her şey ters gittiğinde bile teşekkür etmeyi bilin ve gerektiği zaman özür dilemekten çekinmeyin.
3- Karmaşık Fikirleri İletmeyi Bilin
Her şeyi açıkça belirtmek veya vermeniz gereken bilgileri organize edip küçük gruplar halinde listeledikten sonra numaralandırmak işinizi çok kolaylaştıracaktır. Bu sayede dinleyicilerin beklentilerini karşılama ve iletmek istediğiniz bilginin anlaşılma ihtimali yükselir. Bu durumu şu örnekle açıklayabiliriz:
Eğer bana ulaşmanızın 4 yolu mobil telefon, e- mail, otel telefonu ve ofis telefonu derseniz size ulaşmak isteyen kişiler bu 4 yoldan 3'ünde bile başarılı olsalar, size daha fazla seçenek sunduğunuzu ama sözünüzü yerinize getirmediğinizi hatırlatırlar. Bu yüzden bilgileri sıralamak ve organize etmek hem eksik bilgi vermenizi engeller, hem de anlaşılma ihtimalinizi arttırır. Sonuçların ne kadar etkili olduğunu görünce şaşıracaksınız!
4- Yüz Yüze İletişim Kurmayı Tercih Edin
E-mail sayesinde yüz yüze iletişime geçme zorunluluğu azalmıştır. Masanızda oturup telefon veya e-mail ile iletişime geçmenin daha verimli olduğunu düşünüyor olabilirsiniz, ancak bu durumun bazı dezavantajları vardır.
Kendinizi izole etmek gerçek anlamda verimli iletişim kurma yeteneklerinizin kullanılmamasına yol açar. E-mail'den faydalanmanın sınırını aşmayın ve düzenli olarak yüz yüze toplantılar talep edin.
Yüz yüze iletişime geçmek niçin bu kadar önemlidir? İlk olarak e-mail'de tavrınızı ortaya koymanız zordur. Ayrıca, insanlar konuşurken göz teması kurmayı ve karşılarındakinin vücut dilini anlamaya çalışmayı sever. Sonuç olarak doğal iletişim yönleri daha açık ve güçlü bir şekilde iletişim kurmanızı sağlar.
5- Görünümünüze Dikkat Edin
Görüntünüzün de en az sizin kadar konuştuğunu asla unutmayın. Kıyafetlerinizin sizin hakkınızda neler dediğini biliyor musunuz?
Örneğin yaratıcı bir reklam ajansında çalışırken koyu ve yünlü bir takım elbise giyip eski bir saç kesimi yaptırarak Bay Tutucu olmanız aynı zamanda Bay İşten Çıkarılması Gereken olmanız anlamına gelir. Aynı durum bankada çalışan bir bayanın çok abartı giyinip gösterişli takılar takması örneği için de geçerlidir. Unutmayın ki konsept her şeydir.
6- Daha İyi İletişim Kurmanın Yararları
İletişim yeteneklerinizi geliştirmek çok ciddi bir avantajdır. Gelişme göstermeniz istediğiniz kariyere adım atmaya başlamanız anlamına da gelir. Daha iyi iletişim kurabilen kişiler daha başarılı ve sorumluluk almaya daha uygun kişiler olarak görülür ve bu kişiler genlikle zamlarla ve terfilerle ödüllendirilirler.
Karar alırken nelere dikkat etmeniz gerektiğini biliyor musunuz? Uzmanlar yaptıkları araştırma ile karar almanın "5 adımlık süreci" ortaya çıkardı. Karar alma ve uygulama konusunda başarıya ulaşmış şirketlerin deneyimlerinden süzülen bu 5 adım ve örnek uygulamaları ise şöyle özetlenebilir...
İYİ KARAR DERSLERİ
Kararların etkinliğini ölçme, onlara hız katma ve kritik kararlara odaklanma gibi adımlarda en başarılı örnek uygulamaları da mercek altına alıyor.
Dünyanın önde gelen danışmanlık şirketlerinden Bain&Company’nin uzmanları Marcia Blenko, Michael Mankins ve Paul Rogers, 5 kıtadan 750 şirket üzerinde yaptıkları araştırmada, iş dünyasında "karar alma" süreciyle ilgili davranışları saptamayı amaçlıyorlardı. İlk bulgularından biri şaşırtıcıydı: "Şirket yöneticileri, zamanlarının yüzde 50’sini toplantılarda geçiriyor." Hepsi de bu kadar değil. Yöneticilerin yüzde 85’i, toplantıların verimsiz ve etkinsiz geçtiğini düşünüyor, karar almakta zorlandıklarının altını çiziyorlardı.Karar almak konusunda ise ilk ulaştıkları sonuç şuydu: "Şirketlerin yüzde 80’inin yarattığı değerin yüzde 20’sinden azı, onların aldıkları ve yürürlüğe koydukları kararlara bağlı." Üç danışman, araştırmalarını derinleştirip "Decide&Deliver" adlı kitaba dönüştürdüklerinde, karar almanın şirketler için önemini, bu konuda başarılı olan şirketlerin nerede fark yarattıklarını ve ne ölçüde bunu değere dönüştürdüklerini de ortaya koydular. Örneğin yüksek oranda karar alabilen şirketlerde, bu kararları etkili uygulama oranı diğerlerine göre 8 kat daha iyi düzeyde seyrediyor. Blenko, Mankins ve Rogers, bu saptamalara ulaştıkları araştırmalarından sonra şirketlere yeni dönemde daha başarılı olmaları için "karar alma" konusunda hayati önerilerde de bulunuyor. "5 adımlık süreç" olarak nitelendirilen bu öneride, dünyadan önemli şirketlerin örneklerine de yer veriyorlar. Karar alma ve uygulama konusunda başarıya ulaşmış şirketlerin deneyimlerinden süzülen bu 5 adım ve örnek uygulamaları ise şöyle özetlenebilir:
1-KARARIN ETKİNLİĞİNİ ÖLÇÜN
İşe karar alma ve uygulama sürecinizin güçlü ve zayıf yönlerini değerlendirerek başlamalısınız. Kararlarınızın kalitesi isabetli olması, ideal karar alma hızı, o kararı almak ve uygulamak için katlandığınız maliyetler, harcadığınız zaman kısacası harcadığınız toplam efor ve uygulama konusundaki başarınızı "karar karnesi" adlı bir metot ile ölçmelisiniz.$0Kaliteli ve isabetli kararlar tahminlere veya kişisel düşüncelere değil işe sağlam rakamlara, konu ile ilgili gerçeklere dayanarak verilebilir.$0Southwest Havayolları, 2000’li yılların başında yakıt maliyetlerini agresif biçimde hedge etme (finansal korunma) kararı aldı. Operasyonlarında kullandığı jet yakıtının büyük bölümünün fiyatını sabitledi. 2007 yılında petrol fiyatları roket gibi yükseldiğinde bu korkunç maliyet artışına karşı kendini koruyabildi. Kârlılığını koruyabilen birkaç havayolu şirketinden biri oldu. Şirketin bu korunma kararı tartışmasız çok isabetliydi.$0Birçok havayolu şirketi, yönetim ve fiyat modelini Southwest’i örnek alarak kökünden değiştirdi ama çok azı onun yakaladığı kârlılığa erişebildi. Çünkü bir şirketin aldığı kararları doğru uygulamalarla hayata geçirebilme yeteneği de olmalı.
2- DAHA HIZLI DAVRANIN
Kararların kalitesi ve isabetli olması kadar hızı da bu konudaki etkinliğinizi belirler. 26 yıllık GE çalışanı olan ve daha sonraları bir sağlık hizmetleri şirketi olan McKesson’ın finanstan sorumlu başkan yardımcısı olan Bill Graber, bu konuda şunları söylüyor:"1980’lerin sonunda ve 1990’ların başında birçok insan bizim GE’de rakiplerimizden daha iyi kararlar aldığımızı düşünüyordu.
Oysa kararlarımız diğer şirketlerden daha iyi, daha üstün değildi. GE olarak diğerlerinden daha hızlı karar alıyorduk ve hedeflediğimiz sonuçlara ulaşana dek hızla o kararı uyguluyor, takip ediyor, gereken revizyonları çarçabuk yapıyorduk." Bir organizasyonun kararlarının ne kadar iyi olduğu kadar ne kadar hızlı hareket ettiğinin de önemli ol-duğunun bir diğer ispatı da Zara ve Topshop örnekleri. Bu şirketler sezonun trendleri hakkında diğer büyük perakendecilerden çok daha hızlı karar alıyor. Yeni ürünleri raflara aylar değil, haftalar içerisinde çıkarabiliyorlar. Büyüme hızları da endüstri ortalamasının iki katı. Medya, teknoloji gibi hızlı değişen endüstrilerde kararlar birkaç gün, bazen birkaç saat içinde alınmak zorunda. Araştırmalar ilaç sektörünün en hızlı şirketleri olan Bayer, Astra Zeneca ve Merck’in her birinin yavaş şirketlere kıyasla 2000 ile 2005 arasında 1,1 milyar dolar gelir elde ettiğini gösteriyor.
3-EN KRİTİK OLANA ODAKLANIN
Şirketinizin üst yönetimi önemli kararların hangileri olduğunu saptamakta güçlük çekiyorsa benzer semptomlar ortaya çıkmaya başlar. Şirketler, hangi model laptop’ları satın alacağı veya broşürlerin renginin ne olacağı gibi detayları uzun uzun tartışılırken temel stratejiyi gözden kaçırabilir. Zaten Bain&Company’nin araştırması da bu konuya açıklık getiriyor. Buna göre kritik kararların hangileri olduğu konusunda kafaları net olan şirketlerin kararları, diğerlerinden yüzde 40 daha etkili oluyor. Ford’un yaşadığı bir sorun da bu yaklaşımı haklı çıkarıyor. Boeing Ticari Uçaklar Bölümü’nün CEO’su Alan Mulally, 2006 yılında Bill Ford’dan bir davet aldı. Ford ve ailesiyle Detroit’in dışında bir hafta sonu geçirdi. Ford ona ailesinin bir zamanlar nasıl şahane bir otomobil şirketi yarattığını ve şimdi o şirketin nasıl çöküşün eşiğine geldiğini anlattı. Mullaly kısa bir süre sonra Ford’un başına geçti, şirkette elbette herkes ona kucak açmadı. Çünkü sektörün dışından geliyordu. Ford’un birbiriyle ilgisiz çok sayıda markaya sahip olduğunu görüyordu. Büyük SUV ve kamyonetler portföyde fazla yer tutuyordu, çok sayıda bayi ve tedarikçi finansal sorunlarla boğuşuyordu. Ancak Ford’da hiç kimse bu problemin üzerine gitmiyordu. Mullaly, işe başladığının ilk haftası yarım günlük "iş planı gözden geçirme" toplantıları düzenlemeye başladı. İlk toplantı sert geçti, kimse sorunları kabul etmiyordu. Mullaly, üst düzey yöneticileri kendi birimleriyle ilgili en önemli kararları saptamaları için zorladı. Dört hafta içinde Ford’un alması gereken kritik kararlar listesi hazır oldu. Mullaly, bunları şirketin yönetim kuruluna 1 sayfada özetledi. Bunların arasında kalitenin geliştirilmesi, yakıt tasarruflu araçların üretimi, tedarikçi sayısının azaltılması, bayi ağının ve uluslararası organizasyonun rasyonalize edilmesi de vardı. Kararlar hayata geçirildi ve şirket operasyonlarını da organize etti, bölgesel ünite yapılanmasından global matris düzenine geçti. Aston Martin, Jaguar, Land Rover ve Volvo markalarını sattı. Yeni model geliştirme işini hızlandırdı, küçük ve tasarruflu araç kategorisini güçlendirmeye yöneldi. Ekibiyle birlikte şirketi refinanse ettiler ve 23 milyar dolar aldılar. United Auto Workers ile anlaşmaya vararak tedarikçilerini ve bayilerini azaltma yoluna gittiler. İşler yolunda giderse Ford 2011’de kârlılığı yakalayacak gibi görünüyor.
4-BİREYSEL KARARLARI HAYATA GEÇİRİN
Bazı şirketlerde üst düzey yöneticilerin aldığı kritik kararların başarılı biçimde hayata geçirilebilmesi mümkün olmaz. Dünyaca ünlü bir enerji şirketinin başından geçenler de bunu destekleyecek nitelikte. Şirketin CEO’su, iyi satmayan bir türbin modelinin üretimini sürdürmesi gerektiğini düşünüyordu. Sonra ekibinden gelen itirazları dikkate aldı ve bu T662 modelinin üretimini durdurmaya karar verdi. İkinci bir telefonla onlara bu kararını bildirdi.$0Ancak, sonradan Kaliforniya’daki fabrikanın onun bu son kararını hiç dikkate almadığını ve üretime devam ettiğini fark etti. Henüz tesisin 18 aya yayılan tedarik kontratları da iptal edilmemişti. Sonuçta şirket üretimi durdurursa tedarikçilerine karşı büyük sorumluluklar altına girecekti.
Bu nedenle kitapta adı açıklanmayan bu şirket, CEO’nun kararını tekrar gözden geçirmek zorunda kaldı. Bu hikayedeki sorunları aşmak, karar alma ve uygulama sürecini iyi biçimde işletmek için şirketin karar süreçlerini de bir X-Ray’den geçirmelisiniz. Buna biz "Karar x-ray"i diyoruz. Bunun için aşağıdaki 4 soruya yanıt vermeniz gerekiyor: Hangi kararlar alınmalı ve uygulanmalı?
Kararların alınmasında kimler kritik rolleri üstlenecek? Doğru karar alınmasını sağlayacak tavsiyeleri ve verileri kimler ortaya koyacak?
Karar nasıl alınacak ve uygulanacak?Karar ne zaman alınacak ve en iyi performansa ulaşmak için ne zaman uygulanacak?
5-SONUÇ ÜRETEN ORGANİZASYON KURUN
Şirketinizin yapısının geleneksel mi, yoksa karar odaklı mı olduğunu kontrol etmelisiniz. Bunun için ekibinizle birlikte yanıtlamanız gereken 5 temel soru var. Bunları şöyle sıralamak mümkün:Yapımız en fazla değer yaratan kararları destekliyor mu?
Kritik kararlarımız için spesifik roller ve performans kriterleri nelerdir?
Süreçlerimiz efektif ve zamanında kararlar ve aksiyonlar üretebiliyor mu?
Kilit karar noktalarındaki insanlarımız ihtiyaç duydukları bilgilere sahip mi?Performans hedeflerimiz ve ödüllerimiz işimiz için doğru kararlar veren insanlara odaklı mı?
Bu sorulara verdiğiniz yanıtlar organizasyonunuzun karar alan ve sonuç üreten bir yapıda olup olmadığını size söyleyecektir.
Geniş ve rahat olmayı öğrendim…Ölümün dışında hiçbir şey göründüğü kadar önemli ve acil değil…
Coşkulu ve neşeli olmadığım zaman bunun hiç kimsenin suçu olmadığını ve gülümsemem gerektiğini öğrendim…
Cesur olmayı, değilsem bile öyle davranmayı öğrendim…Nasılsa arada ki farkı kimse anlamıyor…
Cazibemle 15 dakika idare edebildiğimi, ondan sonra mutlaka bilmem gereken bir şeyler olduğunu öğrendim…
Hiç kimsenin sır saklamadığını öğrendim…Çünkü herkes birine söylemek ihtiyacı hissediyor…
Yanıtını bilmediğim ve emin olmadığım konularda “bilmiyorum” demenin daha faydalı olduğunu öğrendim…
Ağzımı kapalı tuttuğumda fazla hata yapmadığımı öğrendim…
Başarıya çıkan bir asansör olmadığını tırmanmak gerektiğini öğrendim…
İnsanların bana sadece ben izin verdiğim şekilde davranabildiklerini öğrendim…
Kıskançlığın mutluluğun düşmanı olduğunu ve mutlu olmak için başkalarına güvenmenin sonsuza kadar hayal kırıklığı getirdiğini öğrendim…
İnsanların kendinden daha az başarılı insanlarla başarısını, mutsuz insanlarla mutluluğunu konuşmaması gerektiğini öğrendim…
Başkaları için olumsuz düşünüp acımasız ve kırıcı olanların aslında güçsüz kimseler olduğunu ve sevgiyi sadece güçlü insanların bildiğini öğrendim…
İnsanlara artık kızmıyorum çünkü hayatlarında hataları, sorunları, mutsuzlukları olan insanların karşılarındakileri kendi yerlerinde görmeye çalıştıklarını öğrendim…
Ben bu hatayı nasıl yaptım demek yerine en mükemmel düşünenlerin bile hata yapabileceğini önemli olanın ders alıp yinelememek olduğunu ve yeni hatalardan daha az zararlı çıkmayı öğrendim…
Hayatta ki en önemli çözümün neyin önemli olduğuna karar verip gerisini çöpe atmak olduğunu öğrendim…
Sadece ders almak için arkama bakmayı, sadece yüksek sesle düşünebilmek için sorumu bir başkasına anlatmayı öğrendim… Çözüm için değil…
İmkansız diye bir şey olmadığını, çok istediğimde imkansızı elde edebildiğimi, asıl savaşı kazanabilmek için küçük çarpışmaları kaybetmeyi göze almayı öğrendim…
Zamanı ve sözleri dikkatsizce kullanmamayı öğrendim…Çünkü geri alamıyorum.
Ne kadar çaba harcarsam harcayım bazılarının mutsuzluk için her zaman neden bulabildiğini öğrendim… ARTIK ÇABALAMIYORUM.
Önemli olan şeyin başkalarının benim hakkımda ne düşündükleri değil, benim kendim hakkındaki düşüncelerim olduğunu öğrendim… Kendimi yargılıyorum…
Affetmek ve Unutmak… Eğer güçlüysen başarabildiğini ve kin tutmanın beni rahatsız ettiğini öğrendim…
Nerde ve ne şartlarda olursa olsun yaşadığım yeri güzelleştirmeyi öğrendim…
Sürekli BEN DÜRÜSTÜM, BEN DOĞRUYU SÖYLÜYORUM, SEN FARKLISIN diyenlerden kuşkulanmayı öğrendim…
Durum ne kadar vahim olursa olsun, soğukkanlılığımı yitirmemeyi, gülümsemeyi, her şeyi negatif ve kötü düşünen mutsuz olan insanlardan ayrı kalmayı öğrendim…
Beni kızdıran birine cevap vermeden önce 10 saniye düşünmeyi, nefes almayı ve kendime sakinleşmek için zaman tanımayı öğrendim…
Bugünkü her üzüntümün ve her acımın benim yarınki mutluluğumu hazırladığını öğrendim…
Yapmak istediklerimden asla vazgeçmemeyi, büyük düşlerin gerçeklerden daha güçlü olduğunu ve başarmanın en kısa yolu olduğunu öğrendim
Kaybedecek neyim var demek yerine, yaşadığım her şeyde kazanacak çok şeyim var demeyi öğrendim...
BENİ ELEŞTİREN, BANA BİR ŞEYLER SÖYLEME YETİSİNİ KENDİNDE BULANLARA CEVAP VERMEMEYİ ÖĞRENDİM… ÇÜNKÜ HİÇ BİR ZAMAN BİTMEYECEKTİR…
